A segunda aba do cadastro de empresa permite que você personalize os documentos que serão impressos ou enviados via e-mail para clientes ou fornecedores. Estes documentos podem ser orçamentos ou pedidos de venda, comprovantes de ordens de serviço, recibos de pagamentos, ou ordens de compra. O caminho para acessar esta aba é:
Menu Cadastro Base – Submenu Empresas – Edite a empresa desejada – ABA Modelos de Documentos
Nesta aba, haverá um dicionário para você montar seu modelo de documentos.
Você personalizará seu modelo em um documento do Word, informando como você quer que apareçam os dados. Então você deve utilizar o dicionário que é apresentado nesta aba do sistema, e colocá-los onde você quer que aquela informação apareça.
Assim, quando o documento for gerado pelo sistema, os códigos do dicionário serão substituídos pela informação preenchida no cadastro.
Dicas e Cuidados importantes na montagem do seu modelo de documentos:
– Utilize somente o Word para personalização. O sistema não irá importar outros tipos de arquivos.
– Não crie um documento sem margens. Elas poderão ser estreitas, mas devem existir.
– Não utilize caixas de texto no documento Word.
– Utilize tabelas específicas para cada conjunto de informações. Não deve ser criada uma única tabela para todo o documento, mas tabelas para cada tipo de informação, por exemplo, dados dos produtos, do cliente, das duplicatas.
– As tabelas citadas no item anterior deverão conter apenas duas linhas, uma para o cabeçalho e outra para os códigos do dicionário. Após a linha dos códigos, não coloque nenhuma outra linha, assim o sistema duplicará as linhas caso houver mais de um produto no orçamento ou pedido.
– Não mescle linhas nem colunas em nenhuma tabela.
– Não crie mais de uma tabela para as mesmas informações.
– Não utilize códigos de um dicionário em documentos de outro modelo. Por exemplo, não coloque códigos do dicionário de pedidos no documento de ordem de compra.
– Não crie códigos que não existem no dicionário, pois o sistema não reconhecerá estas informações.
Após concluir seu modelo, salve o mesmo como um arquivo Documento do Word 2003-2007.
Na aba Modelos de Documentos, primeiramente escolha o Tipo de Modelo que você esta importando. Depois clique em Escolher arquivo e abrirá uma janela para seleção do modelo. Selecione o arquivo salvo no seu computador e depois clique no botão Abrir.
O C&G ERP fará o upload do seu arquivo, e ele será apresentado na linha abaixo da importação de dados.
