É através das notas de entrada lançadas no sistema que os produtos comprados serão lançados no estoque e os valores a pagar constaram no fluxo de caixa. O gerenciamento destas notas sempre será realizado acessando:
Menu Compras – Submenu Nota de Entrada
Para adicionar uma nova nota de entrada no sistema você deve escolher esta opção no canto da tela. Ao abrir a tela de cadastro de nota você terá duas opções: entrada manual ou importação do XML.
Veja abaixo os campos que você precisará preencher caso opte por lançar as informações manualmente:
Código: o código do sistema para a nota será gerado automaticamente, conforme os demais códigos sequenciais já cadastrados.
Data entrada dos itens: selecione no calendário a data de entrada dos itens na empresa.
Nota de serviço: marque esta opção caso a nota lançada seja uma nota de serviço (NFS-e).
Nota de entrada sem itens: marque esta opção se esta sendo lançada uma nota que não possui itens, ou seja, não haverá controle de estoque a partir desta nota.
Empresa: selecione a sua empresa cadastrada que realizou esta compra.
Depósito: informe qual depósito será movimentado com a entrada dos itens da nota.
Cliente/Fornecedor: selecione qual o fornecedor responsável pela emissão da nota. Este fornecedor deverá estar previamente cadastrado no cadastro base de pessoas.
Data emissão da nota: informe a data em que a nota foi emitida.
Modelo da nota: selecione o modelo da nota que você cadastrando.
Número da nota: informe número da nota fiscal de entrada que você esta lançando.
Série da nota: informe a série da nota que esta sendo cadastrada.
Aba Dados
Valor Total da Nota: este valor será calculado automaticamente a partir do valor dos itens, somando outras despesas e subtraindo descontos.
Valor Itens da Nota: será calculado automaticamente com a soma dos valores dos produtos ou serviços adicionados a nota fiscal.
Desconto: informe o valor de desconto em reais, se houver.
Outras despesas: informe o valor de despesas adicionais da nota de entrada, se houver.
ICMS ST Pago Antecipado: este valor será calculado conforme a soma desta coluna preenchida na aba Produtos.
Regime Tributário do Emitente: selecione qual o regime tributário do fornecedor emitente da nota fiscal.
Operação: selecione a operação que melhor se enquadra na nota fiscal que esta sendo cadastrada.
CFOP: informe qual a CFOP – Natureza da Operação – da nota fiscal.
Aba Dados de Cobrança
Plano de conta: selecione qual plano de contas deverá ser utilizado no lançamento destas informações no seu fluxo de caixa.
Centro de Custo: informe o centro de custo para o lançamento desta despesa, se necessário.
Forma de pagamento: selecione a forma de pagamento para a compra em questão. Lembrando que este campo é informativo, para informar como o cliente irá pagar. Este campo não gerará condições de pagamento (parcelas ou vencimento prorrogado).
Depois você poderá selecionar qual a condição de pagamento: a vista ou a prazo.
Se for selecionada a opção a prazo, abrirão mais campos para serem geradas as duplicatas da venda.
Número de Parcelas: informe o número de parcelas que serão geradas, ou seja, em quantas vezes você pagará o valor ao fornecedor.
Período: selecione o período de vencimento entre as parcelas.
Entrada: informe valor pago de entrada, caso você houver pago um adiantamento ao fornecedor.
Depois de preencher as informações clique em Gerar Duplicatas.
Caso preferir, você poderá definir as informações manualmente, clicando em gerar Adicionar Duplicata.
Aba Impostos
Esta aba irá mostrar os valores de impostos incidentes sobre a nota de compra que esta sendo lançada. Estes valores são calculados automaticamente a partir dos impostos constantes nos produtos adicionados na NF de entrada.
Aba Dados do Transporte
Modalidade de frete: selecione a modalidade que se enquadra a nota de entrada, ou seja, se houver frete e quem realizou o pagamento do mesmo.
Transportadora: informe qual transportadora realizou a entrega da mercadoria.
Seguro R$: o valor do seguro dos produtos será calculado automaticamente a partir desta coluna preenchida nos produtos adicionados na nota.
Frete R$: o valor do frete será calculado automaticamente a partir dos produtos adicionados na nota.
Aba Produtos e Serviços
Para adicionar os produtos ou serviços que foram comprados na nota fiscal, digite o nome ou código do produto no campo Localizar Produtos ou Serviço. Selecione o produto desejado e clique em Adicionar Item.
Se desejar, utilize a busca de produtos disponibilizada na opção Pesquisa Detalhada.
Depois de adicionar os produtos na nota, você poderá informar os seguintes dados do produto:
Quantidade: informe a quantidade do produto que esta sendo comprada.
Valor Unitário (R$): informe o valor unitário pago por este produto em reais.
Desconto (R$): se o fornecedor lhe ofereceu algum desconto neste produto, informe-o neste campo.
Frete (R$): nesta coluna você informará o valor de frete pego neste do produto, se houver.
Seguro (R$): informe o valor de seguro pago neste produto, se houver.
ICMS (R$): se existe cobrança de ICMS neste produto, informe o valor em reais neste campo.
ICMS ST (R$): se houver pagamento de Substituição Tributária neste produto informe o valor neste campo.
IPI (R$): informe o valor de IPI pago em reais, se houver.
NCM: informe o código de 8 dígitos referente a Nomenclatura Comum do Mercosul para este produto.
CFOP: informe a CFOP deste produto na nota de entrada.
Lote e Validade: se este produto possuir controle de estoque por lote e validade, informe estes campos nas respectivas colunas.
Os valores totais dos produtos serão calculados automaticamente.
Caso o produto tenha grade, ou cada unidade do mesmo tenha um número de serie específico, utilize o ícone de Expandir antes do nome do produto para informar os valores correspondentes a estas informações.
Adicione todos os produtos necessários, conforme a nota recebida do seu fornecedor.
Aba Informações Complementares
Neste campo de texto livre você pode adicionar todas as informações complementares constantes na nota recebida do fornecedor.
Aba Observações
Adicione todas as observações importantes para que você possa consultar posteriormente.
Depois de preencher todos os campos da nota de entrada, clique em Salvar no canto superior.
Após salvar as informações, você pode aprovar e faturar a nota fiscal, criando assim as movimentações no estoque e no fluxo de caixa.
